M365のシステム運用において、TOPPANが持つ豊富なナレッジと、的確な情報共有が、業務効率化につながっています。
日本ビジネスシステムズ株式会社(JBS)様
所在地 | : | 東京都港区虎ノ門2-6-1 虎ノ門ヒルズ ステーションタワー20F |
設立 | : | 1990年10月4日 |
代表者 | : | 代表取締役社長 牧田 幸弘 |
資本金 | : | 5億3,963万円 |
事業概要 | : | クラウドインテグレーション事業、クラウドサービス事業、ライセンス & プロダクツ事業 |
大手企業を中心に、マイクロソフト製品をメインとした、マルチクラウドサービスを提供している日本ビジネスシステムズ。その1部門である、大手メーカーのITサポートを行う事業本部に当社のエンジニアが常駐して、Microsoft365 (以下、M365)システムの運用・保守を行っています。今回、事業本部の業務内容や、当社のサービスの特長について、お話をうかがいました。
日本ビジネスシステムズ(JBS)の事業概要について教えてください
弊社は、1990年創業のクラウドインテグレーターで、東証スタンダード市場に上場している企業です。日系大手企業を中心に、マイクロソフト製品を主軸としたマルチクラウドサービスを提供しています。企業や官公庁のコミュニケーション基盤や基幹システムのクラウド化支援を軸に、導入前のコンサルティングから、導入後の保守・運用までを一気通貫で対応します。
「優れたテクノロジーを、親しみやすく」を企業理念として、皆さまのIT導入から活用まで徹底的に寄り添い、真っ先にお声がけいただけるパートナーを目指しております。
貴本部の業務について教えてください
お客さまである大手メーカー様向けに、ITに関する企画・計画及び構想策定支援から、システム構築、保守、運用まで全て行っております。お客さまがグローバルで利用するシステムの構築、運用と合わせて、最近ではDX領域、AI活用の分野においてもご支援を広げさせていただいております。
貴本部の課題を教えてください
私たちは、そのメーカー様の日々のシステム運用業務だけでなく、IT環境をより良くするために、古いサービスのアップデートやITの活用推進を実施しております。お客さまへの新たな価値提供を目指し、新たなサービス展開、活用推進をしていく中で、弊社メンバーが領域ごとに少数精鋭部隊となり、効率的な人員配置が課題となっています。
本部では構想や企画など、ITの上流域の業務にどうしても人員が割かれがちで、アプリの運用・保守領域の対応に課題を感じています。
その課題の解決に、当社がどう貢献させていただいていますか
運用・保守領域において、この分野で経験豊富なTOPPANエッジITソリューション(以下、TOPPAN)さんにサポートいただいています。
TOPPANさんには、2016年から約8年間、弊社に常駐していただき、弊社がITサービスを提供しているメーカー様の従業員からの、コアサービスであるM365アプリに関する問い合わせ対応や、運用作業の大部分を、弊社社員との共同体制で対応してもらっています。それによって、少数精鋭となっている弊社社員の配置検討が実施し易く、おかげで弊社では、CopilotやPower Platformなど新しい領域へ活動も広げることができ、ビジネス拡大につながっています。
そのメーカー様はグローバル企業で、IT環境も多岐にわたり、ユーザー数も大変多いという特長があります。ですので、M365の設定も、ある程度スキルが必要になります。TOPPANさんは、M365の業務について経験が豊富でナレッジが蓄積しているので、さまざまな提案もしていただき、効率化につながっています。
また、海外からの英語での問合せもTOPPANさんで対応していただいています。単に語学のスキルだけではなく、技術領域も理解していないとできない業務なので、その点でも、技術に精通しているTOPPANさんだからこそ貢献できる点と思います。
当社のサービスの特長を教えていただけますか
チーム内での情報共有、教育ができている点です。
ユーザーのアプリ活用が進み、問い合わせ件数は増えている中、効率よく対応をしていただけているのは、チーム内でナレッジマネジメントが徹底されているからだと考えます。
新規メンバーが参画された際にも、チーム内で教育、ナレッジ共有を実施していただいており、M365の知識を身に着けるスピード、メンバーとして立ち上がるスピードが早いと感じています。
ユーザーからの問い合せ数を減らす事は、メーカー様全体の負担軽減と、弊社の業務効率化につながるため、弊社として重視しているポイントです。TOPPANさんでは、問い合わせ数を減らすためのユーザー向けのナレッジ、FAQの作成や、作業の自動化等の運用改善にも積極的に取り組んでいただき、品質は日々向上していると感じています。
例えば、ユーザーから「Outlookでこういう事ができない」という問い合わせがあった際、過去の問い合わせのナレッジから即座に回答する、あるいは、予め適したFAQを準備しておけるなどは、TOPPANさんの経験による点と思います。
また、M365は技術文書が多く、ユーザーが調べればわかる事ではありますが、メーカー様の環境に特化して発生する事象も多いと言えます。その環境も踏まえた上で、的確なFAQを作成し対応する事で、問い合わせ件数の削減につなげていただいています。さらに、新しいサービスの導入タイミングで、メーカー様にそれらを周知する際にも、TOPPANさんにPR資料作成のサポートをいただいています。
作業自動化では、定期的にユーザーにM365の運用に関するアナウンスをする必要があります。それをTOPPANさんでは、ボタンひとつで発信できる設定に変更されたり、設定変更のオペレーションをコマンド化してもらったりなど、弊社側の作業工数削減に貢献していただいています。
これらは、長年弊社のサポートをされている上でナレッジが蓄積し、その情報をチーム内で的確に共有されて、社内教育もしっかりして運用品質向上に努められているTOPPANさんならではの強みと考えています。
今後の貴社の展望を教えてください
先ほどお話しした通り、企業の運用業務に留まらずIT活用へのサービス展開を進めたいと考えています。
弊社は導入や運用に留まらず、ユーザーの皆さまに徹底的にITを活用していただき、企業全体の生産性向上と、お客さまの新たな価値創造に貢献することを目指しております。
昨今は生成AIなど、先進的な技術も話題となり、一方では活用しきれないという声も耳にしています。これらテクノロジーの導入においても、メーカー様の環境を知っているTOPPANさんが、生成AIのアウトプットを変換して、現場に即した資料にする事で、本質的に活用できるものになると思います。その面で、今後もTOPPANさんにサポートをいただきたいと考えています。
「優れたテクノロジーを、親しみやすく」という弊社の企業理念にある通り、TOPPANさんと協力しながら、今後も社会全体のIT活用に寄り添っていきたいと思います。